Torsdag den 19. september 2013

Dato: Torsdag den 19. september

Sted: Sætersdalgade 15, beboerlokalerne

Deltalgere:     14 Lejmål fra afdelingen var repræsenteret. 

                    Fra fsb: Søren Østergaard, René Rasmussen og Nina Stokkendal Poulsen

Dagsorden

1       Valg af dirigent

2       Godkendelse af forretningsorden for mødet

3       Valg af stemmeudvalg

4       Afdelingsbestyrelsens beretning

5       Forslag

6       Godkendelse af regnskaber for

1. Rådighedsbeløb
2. Aktivitetsmidler

7       Godkendelse af budgetter for

1. Rådighedsbeløb
2. Aktivitetsmidler

8       Godkendelse af boligafdelingens driftsbudget for det kommende år

9       Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter

10    Valg til gårdlaugsbestyrelsen

11    Eventuelt

 Flemming Nørgaard bød de fremmødte velkommen og foreslog Kai Schiønning Andersen som dirigent.

 Ad 1 – Valg af dirigent

Kai Schiønning blev valgt til dirigent og konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt.

 Valg af referent

Nina Stokkendal Poulsen, fsb´s administration blev valgt.

 Ad 2 – Godkendelse af forretningsorden for mødet

Forretningsordenen blev godkendt.

 Ad 3 – Valg af stemmeudvalg

René og Jørgen blev valgt.

 Ad 4 – Afdelingsbestyrelsens beretning v/Flemming Nørgaard  

Siden sidste afdelingsmøde:

 Ekstraordinært afdelingsmøde d. 31. januar 2013

Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde d. 31. Januar 2013 vedr. køkkenfase 4, dvs. udskiftning af individuelle køkkener under individuel råderet. Køkkenrenoveringen har betydet individuelle huslejestigninger. Ved sidste ordinære afdelingsmøde blev der foretaget en afstemning om køkkenudskiftning, men beslutningen var ikke gyldig, da der ved det ordinære afdelingsmøde ikke forelå et forslag. Derfor blev forslaget først vedtaget ved et ekstraordinært afdelingsmøde.  

 Fsb har i dag kun én udbyder af køkkener: Vordingborg køkkener. Da projektet om køkkenrenoveringer startede i 2007 var der 3 udbydere at vælge imellem og der arbejdes derfor i afdelingsbestyrelsen på at udvide antallet af udbydere. Arbejdet med køkkenrenoveringer har ændret karakter efter det har vist sig, at der kun er én udbyder.

 Vaskerier og tørrerum

Det må fortsat konstateres, at de nye vaskerier ikke har levet op til forventningen fra udbyderens (Nordtec) side. Derudover er der mange brugere, der ikke overholder tiderne. Der opfordres til at tømme tørrerummene efter gældende regler og at efterlade vaskeriet, som man gerne selv vil modtage det. Rengøringen hver 14. Dag synes for lidt i forhold til, hvor meget det anvendes.

 Video i kælder og port

Der er siden sidst blevet opsat videoovervågning i kælderen. Umiddelbart efter opsætningen var der 2 indbrud og en brand. Videoovervågningen har generelt givet mere ro og tryghed. Overvågningen bruges udelukkende i tilfælde af ulykker, indbrud, hærværk mm.

 TV, vaskeri, infokanal Kanal98

Der er opsat to fjernsyn i vaskeriet til fri afbenyttelsen. Formålet er dels underholdning dels at vise infokanalen, Kanal98. Der har været en del komplikationer i kanalens opstartsfase, men nu skulle den fungere. Frivillige tastere til kanalen modtages med glæde. Arbejdet med infokanalen er meget omfattende, og beboerne opfordres derfor til at have tålmodighed. På kanalen vil der blive vist vigtig information og information om nye tiltag.

 Internet: www.fsb-34.dk

Det står beboerne frit for at vælge internetudbydere. Her i afdelingen udbydes internet fra Dansk Kabel-TV, hvor der foreligger gode tilbud. Forslag til alternative udbydere og tilbud modtages gerne i afdelingsbestyrelsen.

 Afdelingen har fået sin egen hjemmeside. 123hjemmeside har opsat hjemmesiden som et supplement til fsb-hjemmesiden. Der er ca. 1000 hits om ugen og hjemmesiden, www.fsb-34.dk, fortsætter indtil medio næste år.

 Bestyrelsens arbejde generelt

Afdelingsbestyrelses arbejde har omfattet mange forskellige områder. Det primære udbytte er viden og kurser og der opfordres til at melde sig til afdelingsbestyrelsen. I det forgange år har arbejdet bl.a. omfattet følgende møder:

-        Sektionsmøder i  Amager II. Her afholdes møder med andre afdelingsbestyrelser for at kunne dele erfaringer og viden.

-        Repræsentantskabsmøder. Møderne afholdes 2 gange om året og er fsb’s forum, hvor der tages generelle beslutninger om fsb’s afdelinger.

-        BL-møder. BL er en paraplyorganisation for alle almene boligforeninger.

-        Egne bestyrelsesmøder. Der afholdes bestyrelsesmøder ca. én gang om måneden (8-10 møder om året).

-        Afdelingsmøder

-        Budgetmøder

-        Økonomimøder

-        Seminarer

 I perioden har Villy valgt at udtræde af afdelingsbestyrelsen, og Joan er indtrådt i stedet fra november. Afdelingsbestyrelsen vil stille forslag om at ændre antallet af bestyrelsesmedlemmer fra 5 til 3, fordi der i øjeblikket ikke er den fornødne opbakning til en bestyrelse på 5 medlemmer.

 Øvrige informationer

Af hensyn til brandsikkerhed må ikke stå noget i opgangene. Afdelingen har fået en henstilling fra fsb.

 Der opfordres til ikke at kaste mad ud af vinduerne, fordi det tiltrækker rotter og fugle.

 Der opfordres til at deltage i kurser og desuden at komme med forslag til interessante kurser. Forslag til et kursus skal være indsendt d. 23. september 2013.

 Der er 80 års fødselsdag for fsb. Der opfordres til at deltage.

 Der opfordres til at deltage i klubber og aktiviteter.

 Regnskab

Der er overskud på 119.000. Afdelingsbestyrelsen har i samarbejde med administrationen gjort et godt stykke arbejde. Der har været god overensstemmelse mellem det faktiske forbrug og de budgetterede midler.

 Gårdlaug

Der blev forsøgt at arrangere et fastelavnsarrangement med gårdlauget, som desværre ikke blev til noget. I afdelingen blev der i stedet arrangeret egen fastalavnsfest.

 Der blev afholdt en gårdfest, og der opfordres til ved fremtidige fester at deltage. I år var der kun 17 deltagere.

 Gården er blevet aflukket, og der er kommet en port. Der vil blive udleveret 3 elektroniske brikker pr lejemål til gårdens to låger mod Østerdalsgade. Lejere med garage i gården vil snarest få udleveret én elektronisk brik, som kan åbne lågen elektronisk. Der vil komme mere information om aflukningen af gården snarest.

 Til beretningen blev der spurgt om årsagen til, at fsb bestemmer, at der kun kan installeres køkkener fra én udbyder. Der blev desuden spurgt, om fsb får provision af installationer fra den givne udbyder. Hertil forklarede Søren Østergaard, at fsb ikke får provision, og at Vordingborg Køkkenet var blevet valgt som følge af en udbudsrunde, hvor de var billigst. Afdelingen havde dog ikke et ønske om kun en udbyder, og på den baggrund var Præstevænget meget forundret over fsb´s beslutning uden om afdelingsbestyrelsen.

 Beretningen blev herefter godkendt.

 Ad 5– Forslag

 Forslag 1 – Nyt vedligeholdelsesreglement for afdelingen – forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen

Forslaget blev  vedtaget.

 Forslag 2 – ”Huslejestandby” for erhvervslejemål – forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen

Erhverslejemålene fritages for lejestigning i 2014. Forslaget tages op igen til næste ordinære afdelingsmøde i september 2014.

Forslaget blev vedtaget.

 Forslag 3 – Ændring af antal af afdelingsbestyrelsesmedlemmer fra 5 til 3  – forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen

Forslaget blev vedtaget.

 Forslag 4 – Undersøgelse af sammenlægning af værelser beliggende Sætersdalgade 7-9 & 11 5. sal – forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen. Økonomi: Forundersøgelsen ville koste ca. 60.000 kr. Økonomien for ombygning og etablering var uvis.

Til forslaget blev der tilkendegivet ønske om en skriftlig redegørelse fra fsb’s administration om årsagen til opsigelsen af supplementsrummene.

Til forslaget blev der stillet et ændringsforlag: Forslaget ændres til kun at indeholde en forundersøgelse af muligheden for sammenlægningen af 6 supplementsrum på Sætersdalgade 7-9, 11 5. Sal.

 Ændringsforslaget blev vedtaget.

Forslag 5 – Åbning for udlejning af lokaler beliggende Sætersdalgade 15 i kælderen– forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen

Forslaget blev vedtaget.

 Ad 6 – Regnskaber for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler

Regnskab for rådighedsbeløb udvisende et forbrug på kr. 11.292,70 blev godkendt.

Regnskab for aktivitetsbeløb udvisende et forbrug på kr. 0 blev godkendt.

 Ad 7 – Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler

Budgetter for rådighedsbeløb på kr. 15.000, aktivitetsbeløb på kr. 20.000 og telefontilskud på kr. 6.000 blev godkendt.

 Ad 8 – Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år

Fleming Nørgaard gennemgik budgettet.

 Til budgettet blev det påpeget, at arealet i oversigten over lejligheder ikke stemte overens med det faktiske.

 Budgettet blev herefter godkendt med en lejeforhøjelse på 1,8% pr. 1.1.2014.

 Ad 9 – Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter

Da afdelingsmødet under dagsordenens punkt 5 – forslag 3 havde vedtaget at ændre afdelingens tillæg til vedtægter fra antal 5 til 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer, skulle der ikke vælges nye medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Da det imidlertid var uhensigtsmæssigt, at den samlede afdelingsbestyrelse skulle være på valg i 2014, vedtog afdelingsmødet, at vælge formand i 2013 for en 2-årig periode.

 Valg af formand

Flemming Nørgaard modtog genvalg.

 Jørgen Schiønning Andersen modtog valg som 1. suppleant

Gudmundur Effersøe Nonstein modtog valg som 2. suppleant

 Jytte Walker modtog genvalg som revisor

Helle Moreno modtog valg som revisorsuppleant

 Afdelingsbestyrelsen ser herefter således ud

Flemming Nørgaard, formand  (2013-2015)

Kai Schiønning Andersen (2012-2014)

Dorthe Nørgaard (2012-2014)

 Suppleanter og revisor

Jørgen Schiønning Andersen – 1. suppleant

Gudmundur Effersøe Nonstein – 2. suppleant

 Jytte Walker – revisor (2013-2015)

Sigrid Korr – revisor (2012-2014)

Helle Moreno – revisorsuppleant

 Ad 10 – Valg til gårdlaugsbestyrelsen

Dorte Nørgaard modtog genvalg  (2013-2015)

Flemming Nørgaard modtog genvalg (2013-2015).

 Ad 11 – Eventuelt

Der blev tilkendegivet kritik af funktionaliteten af de nye tørrerum.

 Der var ifølge flere beboere eksempler på misligholdelse af opgangene, hvorfor afdelingsbestyrelsen lovede at undersøge muligheden for opsætning af videoovervågning i opgangene.

 Dirigenten takkede herefter for god ro og orden og erklærede mødet for hævet kl. 22:00.

 ENDELIG DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDET SÅ UD SOM NEDENNÆVNT:

Hermed fremsender afdelingsbestyrelsen den endelig dagsorden til vores ordinære afdelingsmøde i Præstevænget.

 

Tid:       Torsdag den 19. september 2013 kl. 19.00

Sted:     Beboerlokalet, Sætersdalgade 15, kælderen

Dagsorden:

1. Valg af dirigent.
2. Godkendelse af forretningsorden for mødet. (Er tidligere rundsendt til alle)
3. Valg af stemmeudvalg. (Jf. forretningsorden)
4. Afdelingsbestyrelsens beretning.
5. Forslag:

a.1. Afdelingsbestyrelsen fremlægger forslag om Nyt Vedligeholdelsesreglement.

a.2. Husleje ”Standby” for erhvervslejemål.

a.3. Ændring af antal til bestyrelsen fra 5 til 3 bestyrelsesmedlemmer.

a.4. Sammenlægninger af værelser beliggende Sætersdalgade 7-9 & 11, 5 sal

a.5. Åben for udlejning af lokaler, beliggende Sætersdalgade 15, kælderen

b.1. Der er ingen forslag fremsendt til mødet fra beboerne.

1. Regnskaber for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler. (Vedlagt)
2. Budgetter for rådighedsbeløb, telefon og aktivitetsmidler. (Vedlagt)
3. Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år. (Vedlagt og rundsendt)
4. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter.
5. Eventuelt.

 

• Dirigenten skal lede mødet og sikre, at dagsorden gennemføres, og at forløbet af mødet følger fsb’s vedtægter og almindelig foreningsskik.
• Rådighedsbeløbet er et beløb, som afdelingsmødet kan bevilge til bestyrelsens arbejde fx til kontorartikler, fortæring, transport mv. 
• Udgifter til sociale aktiviteter er en post i budget/regnskab som viser, hvad bestyrelsen kan bruge eller har brugt til beboeraktiviteter i afdelingen.
• Afdelingens driftsbudget er et budget over de forventede udgifter til drift og vedligeholdelse af afdelingen for det kommende år herunder fx bestyrelsens forslag til nye initiativer og installationer eller forslag, der er fremsat af beboere, og som har konsekvenser for budgettet.

Valg til afdelingsbestyrelsen (Fra pkt. 9.)

Følgende beboere er på valg i år:

 

Bestyrelsesmedlem, Joan Jacobsen, for 2 år – modtager ikke genvalg.

Bestyrelsesmedlem, Lonnie Schademann, modtager ikke genvalg

  

Valg til revisor for 2 år, Jytte Walker. 

 Endvidere valg af suppleanter (2 stk.) og revisorsuppleanter for 1 år.

-        Bestyrelsessuppleant. Ny skal vælges for 1 år.

-        Bestyrelsessuppleant. Ny skal vælges for 1 år.

 

-        Revisorsuppleant. Ny skal vælges for 1 år.

 

Håber mange beboere vil møde op – blandt andet for at få indflydelse på, hvad

Din husleje skal være til næste år.

Der vil blive serveret kaffe/te og blødt brød til mødet J

                

Forslag fra afdelingsbestyrelsen:

5.a.1. Vedligeholdelsesreglement

Nyt vedligeholdelsesreglement for afdelingen Præstevænget 1-34

Afdelingsmødet i Præstevænget torsdag den 19. september 2013, kl. 19.00

Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen

Forslag
Der stilles hermed forslag om, at afdelingsmødet godkender det fremsatte forslag til vedligeholdelsesreglement for Præstevænget.

Hvorfor stilles forslaget?
Alle boligafdelinger har eget vedligeholdelsesreglement, som er blevet vedtaget på et afdelingsmøde. I vedligeholdelsesreglementet kan man læse, hvilke regler der gælder netop i éns egen afdeling for den enkelte beboers vedligeholdelse af sin bolig

Det nuværende vedligeholdelsesreglement for Præstevænget blev vedtaget på afdelingsmøde i september 2005.

fsb har netop udarbejdet nyt materiale og en ny standard for vedligeholdelse, som alle boligafdelinger skal udfylde og stemme om i 2013. Det nye materiale er lavet for at gøre informationen om vedligeholdelse lettere at forstå end i det gamle materiale. Der gives en mere udførlig forklaring på, hvad vedligeholdelse, misligholdelse mv. er, og der er lavet mere enkle og præcise beskrivelser af forskellige former for vedligeholdelsesopgaver.

Alle afdelinger bør jævnligt tage deres vedligeholdelsesreglement op til et servicecheck, hvor afdelingen tager stilling til, om man ønsker nogle af reglerne ændret.

Afdelingsbestyrelsen har sammen med fsb´s administration udarbejdet forslaget til det nye vedligeholdelsesreglement.

Det nye vedligeholdelsesreglement vil gælde fra den dato, hvor det bliver vedtaget. Vedligeholdelsesreglementet træder dermed i stedet for tidligere bestemmelser om vedligeholdelse og istandsættelse, også uanset om der står noget andet i din lejekontrakt.

På afdelingsmødet vil formanden for afdelingsbestyrelsen fremlægge forslaget, og det vil være muligt at stille uddybende spørgsmål.

På bestyrelsens vegne

 

Flemming K.P. Nørgaard

Afdelingsformand udi Præstevænget

   

 

5.a.2.: Husleje ”standby” for erhvervslejemål:

Afdelingsmødet i Præstevænget torsdag den 19. september 2013, kl. 19.00

Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen

Forslag:

Der stilles hermed forslag om, at afdelingsmødet godkender det fremsatte forslag til at erhvervslejemål på Englandsvej vil stige fra 01. januar 2014. på normalvis som tidligere

Hvorfor stilles forslaget?

I forbindelse med den finanskrise, som har været de senere år blev det besluttet ved af delingsmødet den 17. september 2009, at sætte huslejen i bero for de 2 stk. erhvervsleje mål det drejer sig om.

 5.a.3.: Ændring af Afdelingsbestyrelses antal fra 5 til 3 bestyrelsesmedlemmer.

 5.a.4.: Undersøgelse af og sammenlægning af 6 stk. værelser til 3 stk. 2V.

 5.a.5.: Godkendelse af udlejning af lokalerne beliggende Sætersdalgade 15, kælderen.

   

5.b.1. Forslag fra Beboerne:

Ingen forslag modtaget fra beboerne.

             

 

6. Regnskab for 2012:

 

 

 

7. Budget for 2014:

 

1)    Budget for Præstevængets rådighedsbeløb for 2014:

Indtægter (Budget):                                 Udgifter:

15.000,-                                Møder:                          9.000,-               

                                             Afdelingsmødet:            3.000.-

                                             Repræsentation:            1.000,-       

                                             Kontorartikler                 2.000,-       

                                                       I alt:                              15.000,-

 

 

 

2)    Budget for Præstevængets Sociale arktiviteter for 2014

Indtægter (Budget):               Udgifter:                       

20.000,-                                Fastelavn                      5.000,-

                                             Sommer arrangement   10.000,-      

                                             Julestue                        5.000,-

                                             I alt:                              20.000,-

 

  

3)    Budget for telefon godtgørelse afdelingsbestyrelsen i Præstevængets for 2014

 

Indtægter (budget):                                  Udgifter:

6.000,-                                                    Bestyrelsesmedlemmer

                                                               Jf. særlig fordeling         6.000,-

                                                               I alt:                              6.000,-

   

 

Afdelingsformand udi

Præstevænget

På bestyrelsens vegne

Flemming K.P. Nørgaard

Afdelingsformand